Het hotel was aanvankelijk gebrieft in de zomer van 2020, maar door de voortdurende onzekerheid als gevolg van de pandemie, was flexibiliteit rond definitieve aantallen en uitstel van groot belang. Pas enkele weken van tevoren werd bevestigd dat het evenement doorging, en tijdens de aanloop daarnaartoe bleef het team van het hotel in nauw contact met het evenemententeam van World Para Powerlifting om eventuele wijzigingen op het laatste moment te regelen en op te vangen.
Voor het evenement waren er gedurende het hele verblijf twee belangrijke contactpersonen in het hotel, Martynas Rutkasuskas, Operations Manager, en Rachel Camorani, Event Manager. Vanwege de Covid-beperkingen hebben we deze contactpersonen gesplitst laten werken, zodat er altijd één van hen beschikbaar was voor de klant.
De beperkingen die in Engeland golden op het ogenblik dat het evenement plaatsvond, zorgden ervoor dat het hotel alleen toegankelijk was voor belangrijke medewerkers en niet voor het grote publiek, wat de kans op interactie verkleinde, maar om de grootst mogelijke veiligheid van de atleten te garanderen, werden de andere gasten op aparte verdiepingen ondergebracht.