Tapahtumaan tarvittiin 227 huonetta, ja pyyntöjen mukaisesti varmistimme, että joukkueet ryhmiteltiin yhdessä lohkoittain. Koska monessa joukkueessa oli pyörätuolin käyttäjiä, huoneet jaettiin esteettömien makuuhuoneiden ympärille niin, että kutakin joukkuetta kohti oli yksi esteetön huone. Toimimme myös läheisessä yhteistyössä tapahtumatiimin kanssa varmistaaksemme, että yksittäisten urheilijoiden mahdolliset erityisvaatimukset tai lisätarpeet voitiin täyttää.
Kaikki huoneet oli rekisteröity ennakkoon, ja tervetulotoivotuskirjekuoret olivat valmiina etukäteen toimitettuine avaimineen saumatonta ja helppoa saapumista varten. Yksisuuntaisia kulkujärjestelyjä ja helppotajuista opastusta käytettiin vieraiden turvallisen kulun hallintaan yleisten tilojen, kuten aulan, kautta.
Urheilijoiden oli osallistuttava koronatestiin saapumisensa yhteydessä ja eristäydyttävä huoneisiinsa ensimmäisen vuorokauden ajaksi, joten järjestimme tapahtumatiimille koronatestialueen. Hotellin kokoustilat muutettiin koulutukseen, tapahtumaa ennen suoritettaviin punnituksiin ja tiedotukseen sopiviksi tiloiksi. Tapahtumatiimi pyysi lisätiloja kahden lääkärinvastaanottohuoneen järjestämistä varten urheilijoiden hyvinvoinnin varmistamiseksi.